Ratownictwo górskie wymaga doskonałej koordynacji, nie tylko w terenie, ale też wewnątrz struktur organizacyjnych. GOPR, chcąc usprawnić swoje działania i ograniczyć czasochłonność procesów administracyjnych, postawił na kompleksowe rozwiązanie informatyczne. Efekty? Szybsze raportowanie, lepszy nadzór i większa efektywność pracy administracji w każdej z jednostek regionalnych.
Jeden system, wiele jednostek – i wspólny cel
GOPR działa w oparciu o siedem grup regionalnych, które funkcjonują w różnych częściach Polski. Choć każda z nich ma własną specyfikę, wszystkie realizują wspólną misję – zapewnienie bezpieczeństwa w górach. Współpraca na poziomie ratowniczym nie zawsze szła jednak w parze z jednolitym podejściem do administracji.
Rozproszone systemy, brak centralnej bazy danych i różnorodność rozwiązań lokalnych utrudniały efektywne zarządzanie dokumentacją i finansami. GOPR potrzebował narzędzia, które pozwoli zapanować nad tą złożonością bez ograniczania autonomii jednostek terenowych.
Spójność dzięki cyfrowemu podejściu
W odpowiedzi na te potrzeby wdrożono nowoczesny system ERP, który objął wszystkie kluczowe obszary: od księgowości, przez kadry i płace, aż po analitykę zarządczą i obieg dokumentów. Każda z grup regionalnych zyskała dostęp do tego samego zestawu funkcjonalności, przy zachowaniu możliwości dostosowania ich do lokalnych uwarunkowań.
Najważniejsze rezultaty wdrożenia to:
- ujednolicenie raportowania,
- uproszczony obieg dokumentów,
- zautomatyzowane procesy księgowe i kadrowe,
- lepszy nadzór nad finansami na poziomie centralnym,
- pełna przejrzystość działań wewnętrznych.
Ułatwienie pracy i oszczędność czasu
Jednym z najbardziej odczuwalnych efektów wprowadzenia systemu była znaczna redukcja czasu potrzebnego na wykonywanie rutynowych obowiązków. Pracownicy nie muszą już ręcznie zbierać danych z różnych źródeł, a sprawozdania generowane są w oparciu o jedną, spójną bazę.
Automatyzacja dotyczy także dokumentacji kadrowej – umów, zestawień wynagrodzeń, ewidencji czasu pracy. Przejrzystość procesów zwiększyła kontrolę i pozwoliła wyeliminować wiele błędów typowych dla pracy w rozproszonym środowisku.
Cyfrowa księgowość w służbie organizacji
Wprowadzone rozwiązanie znacząco usprawniło zarządzanie finansami na poziomie całej organizacji. Dzięki temu możliwe stało się bieżące monitorowanie wydatków, sprawniejsze rozliczenia z instytucjami zewnętrznymi oraz pełna zgodność z obowiązującymi przepisami. Program do księgowości wdrożony w GOPR pozwolił nie tylko uporządkować dane, ale też uspójnić praktyki we wszystkich grupach regionalnych.
Przyszłość z perspektywą dalszego rozwoju
Cyfryzacja procesów administracyjnych w GOPR to nie jednorazowe działanie, lecz element długofalowej strategii. W planach są kolejne kroki: integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (więcej na ten temat na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/), rozwój integracji z narzędziami terenowymi oraz dalsze automatyzowanie rutynowych zadań biurowych.
Transformacja pokazuje, że skuteczne ratownictwo nie ogranicza się do działań w górach. To także sprawna, uporządkowana administracja, która dzięki odpowiednim narzędziom cyfrowym może lepiej wspierać pracę ratowników – bez względu na to, gdzie są i z czym się mierzą.
